November 05, 2010
Perche’ scegliere un sistema di archiviazione della posta elettronica

Perche’ scegliere un sistema di archiviazione della posta elettronica

Negli ultimi anni, la posta elettronica e´emersa come fonte primaria di scambi di comunicazioni di lavoro per le aziende di ogni settore industriale.
 
Le email contengono un enorme quantitativo di informazioni utili ed importanti tra cui contratti , preventivi, presentazioni, strategie ed altre informazioni che riguardano il lavoro. Tuttavia, un numero crescente di depositi  di dati, incluso Microsoft SharePoint®,Quickr® file servers, sistemi di collaborazione online ed altre applicazioni di database, contengono importanti e delicate informazioni elettroniche.  
Lo sviluppo esplosivo nelle annotazioni di affari che sono immagazzinate elettronicamente significa che da“conservazione di dati” o “ conservazione di testi” si e’ passati piu´correttamentead una“ conservazione  di dati elettronici” o “conservazione di testi elettronici”.

I produttori di  Informazione Tecnologica (IT) e coloro che svolgono una funzione manageriale con potere decisionale devono capire che salvaguardare la posta elettronica ed altri contenuti elettronici, e´necessario per soddisfare le necessita’in eventuali dibattimenti legali e per rispettare le normative richieste, senza parlare della crescente domanda di protezione di informazioni professionali costantemente minacciate dagli stessi dipendenti di un organico.

L’idea generale

Il processo di conservazione dei dati, l’archiviazione e la gestione in sempre piu´grande numero di contenuti elettronici non e´senza rischi.

Se un’organizzazione non gestisce i suoi contenuti elettronici propriamente, puo´perdere tempo prezioso, soldi e risorse tecniche nel ricercare e fornire dati vitali alla risoluzione di dispute legali o piu’ semplicemente mettere a rischio il rispetto delle normative vigenti, oltre che rallentare la produttivita´dell’utilizzatore finale.

Per concludere, per la stragrande maggioranza delle imprese non e´se , ma quando, saranno chiamati a produrre i loro dati per eventi  legali o normativi.

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Normative e Regolamentazioni Legali della media e grande impresa

Ci e´stato richiesto , a causa di un’azione legale, di fornire i messaggi di posta elettronica dei dipendent	69%
Abbiamo fatto riferimento ai nostri archivi e back-ups per dimostrare la nostra innocenza	57%
Ci e´stata richiesta la presentazione di messaggi di posta elettronica di dipendenti durante una visita fiscale	54%
Abbiamo archiviato contenuti con l’intenzione di utilizzarli in caso di azioni legali	49%
Ci e´stato ordinato, a causa di un’azione legale, di fornire i messaggi istantanei dei dipendenti	14%
Ci e´stato ordinato durante una revisione contabile di produrre i messaggi istantanei dei dipendenti	14%
Ci e´stato ordinato,durante una revisione contabile, di produrre i contenuti dei social network dei dipendenti (pagine dei dipendenti su twitter o facebook)	6%
Ci e´stato ordinato a causa di un’azione legale di produrre i contenuti dei social network dei dipendenti (pagine dei dipendenti su twitter o facebook)	3%

Cosa prevede la normativa in caso di conservazione di dati e messaggi di posta elettronica?

Principalmente bisogna tenere presente cosa spinge le aziende, con regolamentazioni piu’ o meno restrittive,ad archiviare e conservare dati e messaggi di posta elettronica. Quali sono le sfide a cui sono sottoposte le aziende in materia di normative e di protezione dei dati in caso di dispute legali. Le imprese oggi devono prendere una posizione attiva e seria nell’archiviazione e protezione di queste informazioni elettroniche.

Come sopra menzionato,la necessita’ di archiviazione e conservazione dei dati elettronici e’ per lo piu’ richiesta per via delle normative vigenti e per trattative legali, ma non solo. Infatti e’ non meno importante la protezione stessa di questi dati ,o a livello  puramente organizzativo o dal rischio di manipolazione e/o conseguente uso inproprio da parte degli impiegati dell’impresa a cui appartengono.

Tutte le imprese prima o poi intervengono in azioni legali, sia come parti in causa che come semplici testimoni o accessori. E quando durante una causa viene richiesta la presentazione di dati rilevanti al caso,e’ imperativo fornire tutta la corrispondenza scambiata all’interno dell’organico, sia di alti dirigenti che di impiegati,che di clienti o di specifici individui , compresi i documenti che specificano le politiche aziendali ed eventuali regolamenti.

Le conseguenze del non conservare in modo appropriato queste informazioni e di non poter quindi fornirle al momento opportuno,sono sempre negative. Puo’ infatti causare la perdita di una causa legale per mancanza di prove a favore o addirittura il sanzionamento laddove fosse previsto dalla normativa.

Utilizzo dei dati aziendali

La posta elettronica ed altri testi in formato elettronico costituiscono il patrimonio conoscitivo e professionale di impresa, al quale accedono gli impiegati, apportando ricerca,innovazioni ed informazioni vitali allo sviluppo dell’azienda stessa.

Per poter ottemperare al meglio alla crescente competitivita’ ed essere al passo coi tempi e’ imprescindibile l’utilizzo della posta elettronica a cui ricorrera’ l’intero organico dell’azienda, avendo quindi la necessita’ di poter localizzare velocemente  i messaggi elettronici archiviati con relativi allegati, avendo la possibilita’ inmediata di consultare la corrispondenza tra membri dell’impresa e clienti.

Si attinge costantemente all’archivio informatico di un’impresa ed e’ indispensabile quindi preservarne l’integrita’ e la sicurezza dei dati in esso contenuti.Questa diligente archiviazione consente all’azienda di poter consultare velocemente la propia corrispondenza con un notevole risparmio in tempo e denaro.

In alcuni stati la legge obbliga a conservare testi,documenti e corrispondenza in versione elettronica anche fino a cinque anni,ed il Dover ricercare in vecchi files puo’ comportare un’enorme perdita di tempo,senza considerare che un’archiviazione inappropriata potrebbe far cancellare dati preziosi.

Piu’ e’ estesa l’attivita’ di un’azienda e’ piu’ diventa complicata e lunga la ricerca dello storico di posta elettronica,soprattutto in considerazione del fatto che tutto questo prezioso materiale viene immagazzinato in diverse apparecchiature, pc , laptops,smartphones,dischi di backup e svariate cartelle elettroniche.

Inoltre e’ da tenere in grande considerazione che l’obbligatorieta’ di fornire documentazioni con valore legale,comporta una certificazione che le stesse non siano state manomesse,cancellate o modificate in alcun modo. 

L’alto costo dell’archiviazione elettronica e la sua crescita esponenziale

Un’impresa non ha necessariamente bisogno di avere miliardi di messaggi di posta elettronica per Dover ricorrere ad un sistema di archiviazione,infatti l’ultima ricerca di Osterman Research del 2010,fornisce un dato significativo,e cioe’ che la mole di posta elettronica di un’azienda cresce mediamente di un 25% all’anno,dovuto anche allo scambio non solo di messaggi ma di allegati sempre piu’ “pesanti”.

Questo crea una difficolta’ sempre piu’ crescente nella gestione dei sistema informatici,la protezione dei dati ed eventuali riassetti sempre piu’ difficoltosi.


Benefici di lanciare un’archiviazione elettronica

La crescita dei costi di gestione della conservazione di dati elettronici spinge verso la scelta di affidarsi ai nuovi sistemi di archiviazione,poiche’ i vantaggi sono chiari e multipli. Quali:
 
Costi contenuti

Un archivio con ricerca avanzata puo’ far risparmiare e tagliare i costi di manutenzione fino a centinaia di migliaia di euro.

Limitare rischi legali

Trattenendo automáticamente i messaggi elettronici,ne rende piu’ semplice la ricerca e visualizzazione. Evitandone la corruzione.

Rispetto totale delle normative

Un archivio gia’ dotato di sistemi di sicurezza adeguati sara’ gia’ pronto a rispettare le normative in tempo reale. Consentira’ all’azienda di controllare che il proprio personale non violi le polizze sulla sicurezza esponendo l’impresa a possibili conseguenze legali.

Tempi di risposta ottimali

Con un recipiente centralizzato dotato di una ricerca funzionale, il sistema di archiviazione elimina il bisogno di aprire diversi canalí di ricerca elettronica per fornire risposte legali. Riduce notevolmente il tempo di risposta che da settimane o mesi ,piu’ verosímilmente in minuti.

Valutazione legale anticipata

Un sistema di ricerca semplificato consente una valutazione legale in merito ad un caso molto piu’ veloce.Facendo risparmiare tempo e risorse economiche ,anticipando  un’ipotesi di risoluzione.

Vantaggi nell’amministrazione dell’Archivio  di posta elettronica

Molti sistemi di archiviazione offrono la possibilita’agli IT di ridurre considerevolmente le dimensioni dei dati contenuti nei server ,migliorando le prestazioni  del server di posta elettronica e fornendo una migliore gestione della stessa.

Aumento della produttivita’ del consumatore finale

Un sistema di archiviazione efficace permette al consumatore finale di poter controllare ed amministrare personalmente i propri dati elettronici,risparmiando l’intervento dell’IT e di conseguenza tagliando tempi e costi di un’attivita’ che in realta’ e’importante ma inproduttiva.


Come scegliere il Sistema di Archiviazione Elettronica

Quando si deve scegliere un programma di Archiviazione che implementa il sistema di protezione di sicurezza  aziendale,bisogna cosiderare i seguenti requisiti:

  - Intervento di risorse umane ridottissimo

L’utilizzatore di sistemi elettronici e’ costantemente sotto pressione quando deve far fronte alle crescenti  richieste imprenditoriali. Indipendentemente dal livello di preparazione professionale e culturale pero’,nella gestione manuale dei dati elettronici, l’errore umano e’ sempre possinile,ecco perche’ un’archiviazione automática elimina i rischi di perdita d’importanti informazioni.

  - Indice dei contenuti e capacita’ di storage molto ampia

Per una consultazione rápida e semplice, il sistema di archiviazione deve avere una capacita’ sostenuta,per poter contenere il maggior numero di dati possibili senza “intasare” la memoria elettronica. Solo cosi’ risultera’ pratico nel fornire le informazioni richieste in caso di ricerca legale o intervista fiscale.

  - Accessibilita’ del cosumatore finale all’archivio

Poiche’ i professionisti IT non sempre riescono a recuperare i dati attraverso dischi di Back up, la semplice accessibilita’ del sistema d’archivio consente una consultazione rapida e sempre sicura.

  - Protezione contro la manipolazione dei dati

Un efficace sistema d’archivio debe assicurare una conservazione integra e libera da manipolazioni esterne dei dati in esso contenuti. Evitando uso improprio ,danneggiamento e perdita di preziose informazioni.

  - Flessibilita’ di adattamento alla strumentazione

Le necessita’ di archiviazione sono obbligatorie in molteplici strumenti elettronici ,per questo motivo e’ indispensabile che siano adattabili a sistema magnetico, ottico e versione disco.

  - Rispetto totale dei tempi di conservazione dei dati e delle normative vigente

La legge obliga a conservare per un tempo massimo i dati elettronici.Il sistema d’archivio permette di programmare,a seconda dell’esigenza,il trattenimento e conseguente cancellazione entro i tempi massimi previsti dalla normativa. E’ possibile poi adattare il sistema ad eventuali modifiche nelle normative vigenti.


November 03, 2010
Smau 2010

 

SMAU 2010

 

Ringraziamo l’organizzazione dello SMAU 2010 ed in special modo Percorsi dell’innovazione, per averci dato questa opportunita’.

Abbiamo avuto una discreta affluenza di operatori interessati ai nostri prodotti e cogliamo l’occasione per ringraziarli della loro partecipazione.

Per coloro  che non hanno avuto la possibilita’ di approfondire le nostre offerte siamo disponibili online.

July 17, 2009
Buy PEC
From now if you buy a MSC account you can buy a PEC email too.



June 29, 2009
Buy PEC from us!
Dedicated to Italian Companies ad users from now we can sell PEC emails, directly connected to us @csmpec.com.
We are preparing a new module for buy PEC directly from our website at a very cheap price!!!!

Stay tuned!


May 27, 2009
RPost and PEC Integration
Another feature recently added to MSC (mail storage center) allow to store Certified email coming from R-post or Pec with an easy criteria to follow the history of each certificated email by linking received and sent email with the same certificated emails.

the Certified Security eMail sl Team


May 18, 2009
Integration with famous RPost
We are developing a new version of our product MSC (and CSM too).
The new feature will include full support for RPost certified mails.

Our CSM program will recognize RPost outgoing / incoming mail, backup and grouping them for easy search into the database.

Stay Tuned! The new version in coming!


April 29, 2009
End of Beta!!!
Finally we have closed the Beta Version.

Now you can download the new version of CSM & MSC directly from the main button.
If you have problem with the "Web Install" you can download the "Zip Version" and run the Setup.exe.

Thanks for the support.
The Certified Security eMail Team.


April 26, 2009
More and more Updates.
A new professional design for CSM.
Some more updates a minor bugs fixed.

Stay tuned!


March 30, 2009
Continue testing... minor updates
We have updated the beta version of CSM & MSC for some minor bugs.
Thanks everyone for the support and for the help in order to discover software bugs on the beta program.

CSM ver. 2.0.1.6
MSC ver. 2.0.0.6


March 26, 2009
Try the new BETA!
Here it goes.
We have decided to publish the new version of CSM&MSC directly in BETA.
You can install the new version clicking "Try the new BETA!".

Major Updates.
- we have decided to use only one database for CSM & MSC purpose. This new database is Microsoft Sql Server 2005 - Express Edition. It's a FREE edition of Sql Server, very powerful and easy-to-use.
for further information about sql server 2005 click here. -


March 24, 2009
A new version is coming...
We are developing a new version of CSM & MSC program.
We have concerned that the installation process is a bit difficult for some people, so we have decided to simplify this process building 2 installation (1 for CSM, 1 for MSC), removing every database, driver installation.

Other updates are coming..
Stay tuned!


February 12, 2009
Australian Government Email Metadata Standard (AGEMS)
Author National Archives of Australia
Copyright Commonwealth of Australia
ISBN1 920807 32 2
Status current – endorsed 2007 Version 1.0

Emails are a widely used and accepted form of official business communication by and within the Australian Government. As such, they provide essential evidence of the conduct of government business and are important information assets of the Australian Government. Formal government communications such as emails should be controlled by standardised business processes and within information management regimes that protect the interests of citizens and the Commonwealth in a cost-efficient manner.

Standardising the metadata for transmission with emails will facilitate corporate control and efficient processing and management of these important records for business purposes. It will enable automated processing of the distribution and control of emails, and allow important information about the business context of the communications to be captured into agency information systems with the emails themselves. In addition, assigning standardised metadata to business emails at the point of creation will facilitate the capture of these emails into agency systems designed to manage records.

This document, approved by the CIOC in June 2005, presents a set of core metadata tags for transmission with business emails and describes the business rationale behind each tag. While the document does not specifically address metadata for non-business emails, this issue does raise a question as to what metadata, if any, would be appropriate to apply to such email.

Read Full Document


January 30, 2009
Updates
We have introduced the SMTP server connected to the POP3 account in CSM program.
Now "you" can select different SMTP server for different accounts.

We are developing a more easier installation program and a help page in order to aid the customer during the installation process.


January 28, 2009
Italian Government posts law for email certification
Posta elettronica certificata per le imprese (articolo 16, commi da 6 a 12)
Obbligo per le imprese costituite in forma societaria di indicare nella domanda di iscrizione al registro delle imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto. Obbligo per i professionisti iscritti in albi di comunicare all'Ordine o al Collegio di appartenenza do comunicare a questi ultimi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dall'entrata in vigore del decreto-legge anticrisi. Ordini e Collegi renderanno poi consultabile esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni in via telematica l'elenco riservato dei propri iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica. Ritocchi alle comunicazioni tra le amministrazioni pubbliche, allo scopo di portare a regime l'uso della posta elettronica certificata come ordinario e tendenzialmente unico strumento di comunicazione, in alternativa all'invio postale di documenti cartacei. Per amministrazioni, imprese costituite in forma societaria e professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, l'invio di comunicazioni tramite posta elettronica certificata non richiede che il destinatario dichiari previamente la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo. Consultazione telematica libera e senza oneri da parte delle pubbliche amministrazioni, delle imprese e dei cittadini degli indirizzi di posta elettronica certificata presenti nel Registro delle imprese o negli albi o elenchi. L'estrazione di elenchi di indirizzi è consentita solo a pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di competenza. Novellato il Codice dell'amministrazione digitale.


Source Il Sole 24 Ore
Manovra anti-crisi


January 26, 2009
FreeDownloadsCenter editor review
We have been reviewed by FreeDownloadsCenter

Editor review:
Reviewer, 2009-01-19 07:11:00
Mail Storage Center is an application that allows archiving e-mail, automatically and with absolute security.

Pros: Mail Storage Center archives e-Mails both sent and incoming. This being a regulatory requirement every organization needs to plan for a dependable archive for future reference whenever required. Mail Storage Center is also of great help to easily comply with the recent policy requirements in the field of electronic communication archiving and in privacy protections. Mail Storage Center is based on standard communication protocols ensuring a high degree of reliability and security of the information. This solution uses Certified Security e-Mail to provide a secure system. It archives the sent or received e-mail in SQL database to ease future retrieval in future. An anti-spam solution is built in. The anti-spam is capable of intercepting and answering automatically to unknown senders, requesting their certification, ensuring the reception and the archiving of only the significant e-mails. Users can search through their e-Mails chronologically. It guarantees the companies creation and conservation of and “historical archive” of the electronic communications.
...

For the full review click here


January 25, 2009
Leave a Message
We have added a new frame in the Home Page:
LEAVE A MESSAGE
"You" can leave a message to us in order to know something that we don't know about program or web-site or.. just for leaving a message.

So... Leave a Message.


January 19, 2009
MSC Updates
Some minor updates on MSC program.

- add the feature "Retrieve as attachment" in order to retrieve selected emails in the .eml standard format.

Minor bugfixes.


December 17, 2008
Chat with us!
New chat support online.


December 10, 2008
Microsoft® BizSpark™
Today we have been accepted as a start-up in the Microsoft® BizSpark™ program.


November 29, 2008
MSC Powered with MySql
A new release of eMail Storage Center has been developed.
We have decided to use MySql Database for storing email data.
In result this new application is more powerful and faster then before.



November 19, 2008
Buy Online
We have completed the buy process and finally it is online.

Now we accept bank transfer and credit card (as before).

In the meantime we are building pages for PayPal payment.


Certified Security eMail staff


November 12, 2008
Work in progress
We are currently testing the new design of the Certified Security eMail web site. Our "Buy" page is currently down.

The site will be full operating in the end of the week.

We are sorry for any broken links or errors that may happen.

Thanks for the support.
Certified Security eMail Team


November 05, 2008
CSM finally FREE
We have decided to give for FREE the Certified Security eMail program.

Now you can use our product as your Private System of Certificated Email without any costs.


October 31, 2008
New Release
New MSC & CSM Released